Koppeling met Exact Online
Koppel je website of webshop aan Exact Online, zodat orders, klanten en facturen vanzelf in je boekhouding staan.
- Boekhouding en ERP
- Koppelingen & API’s
Wat je kunt koppelen
- Orders als verkooporder of factuur
- Een bestelling op je website of in je WooCommerce-webshop komt als verkooporder of verkoopfactuur in Exact Online.
- Klanten als relatie
- Nieuwe klanten worden automatisch als relatie aangemaakt of bijgewerkt, zonder dubbelingen.
- Artikelen, prijzen en voorraad
- Je assortiment uit Exact Online op je website, met actuele prijzen en voorraad.
- Facturen in een klantportaal
- Klanten zien na het inloggen hun facturen en wat er nog openstaat.
Hoe het werkt
Een koppeling met Exact Online bouw ik in vier stappen. Eerst brengen we in kaart welke gegevens heen en weer moeten en welk systeem leidend is: staat de waarheid over een klant in Exact Online of op je website?
Daarna geef je de koppeling via Exact Online toestemming om bij je administratie te komen. Die toestemming kun je altijd weer intrekken. Dan bouw ik de koppeling en test ik hem met testgegevens, voordat er echte orders doorheen gaan. Na de livegang houd ik in de gaten of alles goed doorkomt.
Wanneer is een koppeling slim?
Zet je bestellingen, klanten of facturen met de hand van je website over naar Exact Online? Dan kost dat elke week tijd en gaat er vroeg of laat iets mis. Een typfout in een bedrag, een klant die twee keer bestaat of een factuur die ontbreekt. Met een koppeling gaat het vanzelf goed, ook als je drukker wordt.
Andersom werkt het ook. Staat je assortiment al in Exact Online, dan hoef je prijzen en voorraad op je website niet apart bij te houden.
Plugin of maatwerk?
Voor WooCommerce zijn er kant-en-klare koppelingen met Exact Online te koop, meestal voor een vast bedrag per maand per administratie. Voor een eenvoudige webshop die orders en facturen doorzet is dat een prima keuze.
Werk je met retouren, meerdere administraties, afwijkende btw of eigen artikelcodes, dan loop je bij een standaardkoppeling snel tegen grenzen aan. Dan is een koppeling op maat de betere keuze, omdat die precies doet wat jouw proces vraagt. Ik kijk eerst met je naar je proces en vertel eerlijk welke route past.
Waar je op let
Exact Online beperkt hoeveel verzoeken een koppeling mag doen, per minuut en per dag, per administratie. Een goede koppeling haalt daarom alleen op wat veranderd is. Waar het kan gebruikt hij webhooks: dan meldt Exact Online zelf dat er iets is gewijzigd, in plaats van dat je website steeds moet vragen.
Ook de toegang vraagt aandacht. Exact Online werkt met OAuth 2.0 en een toegangstoken is maar kort geldig. De koppeling vernieuwt die zelf. Gaat dat mis, dan stopt de koppeling zonder dat iemand het merkt. Daarom hoort er een melding bij die direct laat weten als er iets niet doorkomt.
Ervaring met Exact Online
Voor YEA Events begonnen we met een koppeling met Exact Online om de betalingen te verwerken. Door de licenties paste dat uiteindelijk niet bij het platform en zijn we overgestapt op Stripe.
Zo’n afweging maak ik daarom altijd vooraf met je. Welke kosten komen er bij Exact Online bij voor jouw situatie, en past het bij hoe jouw bedrijf werkt?
Veelgestelde vragen
Wat kost een koppeling met Exact Online?
Dat hangt af van wat er moet gebeuren. Een standaard plugin kost een vast bedrag per maand. Een koppeling op maat prijs ik per project, na een kennismaking waarin we je proces doorlopen.
Kan ik Exact Online koppelen aan mijn WooCommerce-webshop?
Ja. Orders, klanten en facturen gaan dan vanzelf van je webshop naar Exact Online, en artikelen, prijzen en voorraad kunnen de andere kant op.
Werkt een koppeling met meerdere administraties?
Ja. Houd er wel rekening mee dat Exact Online de limieten per administratie telt en dat sommige standaard plugins per administratie kosten.
Wat gebeurt er als Exact Online even niet bereikbaar is?
Een goede koppeling zet de gegevens dan in een wachtrij en probeert het later opnieuw. Zo raakt er geen order kwijt.
Kan ik betalingen via Mollie ook in Exact Online krijgen?
Mollie heeft een eigen koppeling met Exact Online om betalingen te verwerken. Die kan naast een koppeling met je website werken.
Andere koppelingen
- Boekhouding en ERP
- E-mailmarketing
- Verhuur en planning
- Betalingen
Een koppeling met Exact Online nodig?
Vertel me welke systemen moeten praten en wat er heen en weer moet. Dan hoor je hoe ik het zou aanpakken.
Wesley Vermeulen
Ruimte voor nieuwe projecten!
